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kanban Blog nivu
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(Organizando processos) – 5 dicas para organizar a produção de conteúdo e marketing da sua empresa através de uma ferramenta gerenciadora de tarefas.

Quando pensamos e planejamos uma estratégia de marketing de conteúdo para uma marca é natural que tenhamos mais de uma pessoa envolvida neste processo, ou uma equipe. Pensando nisto, nosso núcleo de Conteúdo resolveu elencar 5 dicas importantes para auxiliar qualquer empresa a ter sucesso na hora de definir e organizar seu planejamento utilizando uma eficiente ferramenta de gerenciamento de tarefas, como a Trello, por exemplo. É evidente que existem inúmeras ferramentas com o intuito de gerenciar tarefas no mercado, muitas excelentes inclusive, contudo uma das ferramentas que mais temos percebido aderência e aceitação do mercado é a Trello, e é com base em sua metodologia que iremos nos ater em nossas 5 dicas.

1- Crie um quadro de listas de tarefas e compartilhe com todo seu time de vendas ou marketing

Criar um quadro de listas para compartilhar com seu time é o primeiro passo ao organizar um fluxo de tarefas. Recomendamos, neste caso, que o quadro seja considerado o projeto de comunicação da marca, aonde toda organização de conteúdos, referências e pautas deverão estar centralizados, sendo ali compartilhados com a equipe de marketing, vendas e gestores. A organização é fundamental em qualquer processo, e neste não é diferente. Uma das recomendações que fazemos sempre que uma nova pessoa entra para algum time de comunicação é que esta, sempre que possível, utilize esta metodologia para estruturar outros processos criativos, como estudos de faculdade ou até mesmo projetos paralelos de trabalho, por exemplo.

2- Reserve uma lista para registrar em tarefas as pautas de briefing e reuniões de planejamento

Após o quadro ser criado, inicia-se a criação das listas de tarefas. A primeira lista, normalmente, deixamos reservadas a todas as pautas de reuniões, ou seja, a cada nova reunião de planejamento uma nova tarefa deverá ser criada, registrando a data em seu nome e um possível check-list de ações que deverão ser executadas até o próximo encontro. Recomendamos então, neste caso, a seguinte organização:

LISTA 1 – NOME DA LISTA (REUNIÕES) > NOME DAS TAREFAS (data da reunião) > criar check-list de ações importantes

3- Utilize o método kanban de gerenciamento ágil para organizar seu fluxo de tarefas

Para as próximas três listas de tarefas sugerimos que você utilize o método Kanban de Gerenciamento Ágil, um dos métodos mais utilizados por engenheiros e gestores.

O grande trunfo deste método reside em sua incrível simplicidade, pois se trata de um fluxo linear de tarefas, aonde as mesmas dever ser organizadas em três listas: à fazer, em andamento e concluído. A ideia essencial de utilizar listas de tarefas para cada status de tarefa é a possibilidade que uma ferramenta como a Trello proporciona de apenas “arrastar” uma tarefa de uma lista para outra, permitindo uma gestão ágil e eficiente do seu fluxo de tarefas.

Sugerimos ainda que cada tarefa seja considerada a programação mensal da gestão de conteúdo da marca, ou seja, que todas as demandas de conteúdo – como posts de blog, redes sociais ou conteúdos ricos – estejam elencados e organizados dentro de cada tarefa.

4- Reserve uma lista do seu quadro para idéias de conteúdos

A última lista que sugerimos para a organização do marketing de conteúdo é a criação de um banco de referências, ideias de conteúdos e possíveis linhas de comunicação. Nesta lista é possível organizar seus conteúdos em meio, base ou topo de funil, realizar benchmarking e ainda armazenar perfis de personas, com o objetivo de facilitar e auxiliar no processo criativo da produção de conteúdo.

5- Utilize imagens em suas tarefas para ilustrar ideias e validar conteúdos

A última dica que destacamos é a utilização de imagens nas tarefas, tanto para armazenamento de referências quanto para registro de ideias e desenvolvimento de cards publicitários. Sugerimos que a comunicação entre os membros do time esteja centralizada na ferramenta, o que induz ao uso eficiente da mesma, utilizando a mesma, sempre que possível, até para possíveis aprovações de peças e validações de conteúdos.

É sempre importante destacar que para o sucesso de qualquer estratégia compartilhada de conteúdo através de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas sempre se deve centralizar a comunicação em um canal único, evitando assim ruídos e assimetrias de informação. 

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